Cum creați conturi de e-mail în cPanel

Cum creați conturi de e-mail în cPanel este una dintre primele întrebări după ce ați cumpărat un domeniu și un pachet de găzduire. O adresă de forma contact@firma.ro, în locul uneia de pe un serviciu gratuit, arată că afacerea are un domeniu propriu și că mesajele vin de la o entitate identificabilă.

Procedura durează câteva minute. Ce contează cu adevărat vine după: setările de livrare, ca mesajele dvs. să nu ajungă în spam.

Cum creați conturi de e-mail în cPanel

cPanel grupează tot ce ține de poștă în secțiunea Email, iar contul propriu-zis se creează din Email Accounts. Pașii de mai jos sunt aceiași pe orice găzduire cu cPanel, indiferent de furnizor.

Înainte de a începe, verificați că domeniul are înregistrările MX îndreptate spre serverul de găzduire. Fără ele, contul se creează, dar mesajele trimise către el nu ajung niciodată.

Pasul 1: autentificarea în cPanel

Accesați adresa domeniului urmată de /cpanel sau portul 2083, de exemplu https://firma.ro:2083. Datele de autentificare le aveți în e-mailul de activare primit de la furnizorul de găzduire.

Dacă nu vă amintiți parola, cererea de resetare se face din panoul furnizorului, nu din cPanel. Pentru greșelile frecvente de la primul contact cu panoul, aveți un ghid separat despre erorile frecvente în cPanel și rezolvarea lor.

Pasul 2: secțiunea de conturi de e-mail

În pagina principală, căutați grupul Email și deschideți Email Accounts. Bara de căutare din partea de sus a panoului găsește opțiunea instant dacă scrieți „email”.

Aici vedeți conturile existente, spațiul ocupat de fiecare și butoanele pentru schimbarea parolei, accesul la webmail și ștergere. Tot de aici se ajunge la setările de conectare pentru aplicațiile externe.

Pasul 3: crearea contului

1. Apăsați butonul Create.
2. Dacă aveți mai multe domenii în cont, alegeți domeniul potrivit din lista derulantă.
3. Scrieți numele contului, partea dinaintea semnului @: contact, office, vanzari, numele unei persoane.
4. Setați o parolă lungă sau generați una cu butonul Generate. Salvați-o într-un manager de parole, cPanel nu o mai afișează după creare.
5. Stabiliți cota de spațiu. Valoarea implicită este 1024 MB; pentru un cont care primește multe atașamente, treceți la 5 sau 10 GB. Opțiunea Unlimited lasă contul să umple tot spațiul pachetului de găzduire, ceea ce poate bloca și site-ul.
6. Bifați trimiterea instrucțiunilor de configurare pe o adresă alternativă, dacă vreți să le aveți la îndemână.
7. Apăsați Create.

Contul apare imediat în listă și poate primi mesaje. Dacă vreți ca aceeași persoană să răspundă de la mai multe adrese, este mai simplu să setați redirecționări de e-mail decât să creați conturi separate.

Cum accesați contul creat

Aveți trei căi, și le puteți folosi în paralel: webmail, o aplicație instalată pe calculator sau telefon, sau un serviciu extern care preia mesajele prin IMAP.

Webmail

Deschideți https://firma.ro/webmail sau portul 2096 și autentificați-vă cu adresa completă și parola. cPanel oferă Roundcube ca interfață, cu agendă, foldere și filtre.

Este soluția cea mai simplă pentru un cont folosit ocazional. Pentru lucrul zilnic, o aplicație dedicată este mai comodă.

Aplicații de e-mail: Outlook, Thunderbird, Apple Mail, telefon

În Email Accounts, apăsați Connect Devices în dreptul contului. cPanel afișează setările exacte și, pentru unele aplicații, un fișier de configurare automată.

Setările recomandate, cu conexiune securizată:

• Server de primire IMAP: mail.firma.ro, portul 993, SSL/TLS.
• Server de primire POP3: mail.firma.ro, portul 995, SSL/TLS. Folosiți POP3 doar dacă vreți ca mesajele să fie descărcate și șterse de pe server.
• Server de trimitere SMTP: mail.firma.ro, portul 465, SSL/TLS, cu autentificare obligatorie.
• Nume de utilizator: adresa completă, contact@firma.ro, nu doar „contact”.

Alegeți IMAP în aproape toate cazurile. Mesajele rămân pe server, iar telefonul, laptopul și webmail-ul văd aceeași căsuță, cu aceleași foldere.

Certificatul și numele serverului

Dacă aplicația avertizează că certificatul nu se potrivește, cauza este numele serverului. Folosiți mail.firma.ro doar dacă domeniul are certificat și pentru acest subdomeniu, lucru pe care îl acoperă AutoSSL configurat pentru toate domeniile.

Altfel, folosiți numele serverului de găzduire, cel din e-mailul de activare, de forma server12.furnizor.ro. Certificatul acela este întotdeauna valid.

Ce faceți după crearea contului

Un cont creat corect nu înseamnă și un cont care livrează. Serviciile mari, Gmail, Yahoo, Outlook, verifică trei înregistrări DNS înainte să accepte un mesaj în Inbox.

SPF, DKIM și DMARC

Din secțiunea Email Deliverability, cPanel verifică singur dacă domeniul are înregistrările SPF și DKIM și le propune cu un singur clic, dacă DNS-ul este administrat din același cPanel. Dacă DNS-ul este în altă parte, de exemplu la Cloudflare, copiați valorile afișate în editorul de zonă DNS al furnizorului respectiv.

DMARC nu este propus automat. Adăugați o înregistrare TXT pe _dmarc.firma.ro cu valoarea:

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@firma.ro

Începeți cu p=none dacă trimiteți și de pe alte servicii, de exemplu o platformă de newsletter, și treceți la quarantine după ce toate sunt aliniate. Un magazin care trimitea cu plicul nealiniat a văzut cum Gmail și Yahoo îi respingeau toate comenzile, deși mesajele plecau fără eroare.

Filtrele de spam

Activați SpamAssassin din Spam Filters, cu pragul implicit 5. Fără filtru, un cont nou primește în câteva săptămâni zeci de mesaje nesolicitate pe zi. Procedura completă, cu reguli și liste albe, este în ghidul despre blocarea spamului cu SpamAssassin în cPanel.

Nu activați ștergerea automată a mesajelor marcate ca spam în prima lună. Mutați-le într-un folder și verificați-l periodic, ca să vedeți dacă filtrul prinde și mesaje legitime.

Răspuns automat și redirecționări

Din Autoresponders puteți seta un mesaj de răspuns automat pentru perioade de concediu, cu dată de început și de sfârșit. Din Forwarders, o adresă poate trimite o copie a fiecărui mesaj către alt cont, util pentru adresele generale, de tipul office@, citite de mai mulți oameni.

Administrarea conturilor existente

Tot din Email Accounts, pentru fiecare cont, aveți butonul Manage. De acolo faceți operațiunile curente:

• schimbarea parolei, obligatorie când pleacă un angajat care avea acces;
• modificarea cotei de spațiu, când primiți avertismentul că e aproape plină;
• suspendarea contului, care păstrează mesajele, dar oprește autentificarea și trimiterea;
• ștergerea contului, care șterge și toate mesajele de pe server, fără posibilitate de recuperare.

Înainte de a șterge un cont, descărcați mesajele printr-o aplicație cu IMAP sau faceți o copie a contului cPanel. Copiile de siguranță ale contului includ și e-mailurile, cum arată ghidul despre crearea și restaurarea backupurilor în cPanel.

Cota de spațiu și site-ul

E-mailul și fișierele site-ului împart același spațiu din pachetul de găzduire. Un cont de e-mail lăsat pe Unlimited, cu ani de atașamente, poate umple discul și atunci site-ul nu mai poate scrie nimic: comenzile nu se salvează, imaginile nu se încarcă, cache-ul nu se generează.

Verificați lunar coloana de spațiu din Email Accounts și consumul de resurse din cPanel. Arhivați local mesajele vechi și goliți folderele Trash și Spam de pe server.

Greșeli frecvente și cum le evitați

• Nume de utilizator incomplet în aplicație: trebuie adresa întreagă, cu domeniu, nu doar partea dinainte de @.
• Portul 25 pentru trimitere: multe rețele îl blochează. Folosiți 465 cu SSL sau 587 cu STARTTLS.
• Parolă simplă: conturile de e-mail sunt cele mai atacate prin încercări repetate, iar un cont spart trimite spam de pe domeniul dvs. și îl bagă pe liste negre. Ghidul despre securitatea contului de găzduire acoperă și partea de e-mail.
• Lipsa SPF și DKIM: mesajele pleacă, dar ajung în spam sau sunt respinse. Verificați în Email Deliverability înainte de a trimite prima ofertă unui client.
• Adresa de contact a firmei pusă pe un cont personal: când persoana pleacă, pleacă și istoricul. Folosiți o adresă generală cu redirecționare spre persoana responsabilă.

Conturi pentru o firmă: cum le organizați

La o firmă mică, greșeala obișnuită este să existe un singur cont, folosit de toată lumea, cu parola scrisă pe un bilet. Când pleacă cineva, parola trebuie schimbată și toți ceilalți rămân fără acces până o primesc pe cea nouă.

Structura care funcționează în practică, verificată pe zeci de conturi de găzduire administrate de noi, are trei niveluri:

• Adrese generale, de rol: contact@, office@, comenzi@, facturi@. Nu se conectează nimeni direct pe ele; sunt redirecționări către oamenii responsabili în acel moment.
• Adrese personale, câte una de fiecare angajat: prenume@ sau prenume.nume@. Aici se conectează omul, cu parola lui, de pe dispozitivele lui.
• Adrese tehnice, pe care le citește un sistem, nu un om: dmarc@ pentru rapoartele DMARC, noreply@ pentru mesajele trimise de site, abuse@ și postmaster@, pe care furnizorii mari le așteaptă pe orice domeniu care trimite poștă.

Când pleacă un angajat, suspendați contul personal, schimbați destinația redirecționărilor care mergeau spre el și, după 30 de zile, descărcați mesajele și ștergeți contul. Adresele generale nu se ating, deci clienții nu observă nimic.

Câte conturi și cât spațiu

Pachetele de găzduire limitează fie numărul de conturi, fie spațiul total. Verificați limita în pagina principală a cPanel, în bara laterală cu statistici, înainte de a promite adrese pentru toată echipa.

O regulă practică: 2 GB pe cont pentru un angajat care lucrează cu atașamente obișnuite, documente și fotografii, și 10 GB pentru cei care primesc fișiere mari, de exemplu machete grafice. Adresele de rol, care doar redirecționează, nu consumă spațiu.

De reținut

Contul de e-mail se creează în două minute din Email Accounts, iar restul configurării ține de livrare: MX corect, SPF, DKIM și DMARC, filtru de spam activ și o cotă de spațiu cu limită. Referința oficială pentru fiecare opțiune din interfață este documentația cPanel pentru conturile de e-mail, iar pentru restul panoului, documentația generală cPanel.

Dacă vreți să știți dacă e-mailul și domeniul dvs. sunt configurate corect, o analiză a antetelor și a înregistrărilor DNS este inclusă în auditul SEO gratuit de la GOAI, iar pentru găzduire și administrare completă aveți la dispoziție serviciile de SEO tehnic, unde configurarea corectă a poștei electronice face parte din verificările standard.